Sådan holder du et firmaarrangement der ikke går i stå undervejs

De fleste firmaarrangementer fejler ikke på maden eller lokalet. De fejler i de små mellemrum, hvor ingen rigtig ved hvad der skal ske, og hvor stemningen langsomt siver ud af rummet. Det er sjældent en enkelt stor fejl, men en række overgange der ikke er tænkt igennem.

Et arrangement der kører, føles let for gæsterne. De mærker ikke selv hvor meget planlægning der ligger bag. Men bag et forløb der glider, ligger næsten altid en gennemtænkt struktur og en person der holder tråden. Her er nogle af de ting der afgør om et firmaarrangement holder tempoet hele vejen.

Læg et program der har luft i sig

Den klassiske fejl er at proppe programmet så tæt at der ikke er plads til at noget trækker ud. Og noget trækker altid ud. En tale bliver længere end aftalt, maden kommer lidt senere, eller folk skal lige på toilettet inden næste punkt.

Byg derfor et program med bevidste mellemrum. Regn med at hvert punkt kan tage et par minutter mere end planlagt, og lad være med at lægge det hele kant i kant. Luften i programmet er ikke spildtid. Den er det der gør at et enkelt forsinket punkt ikke vælter resten af aftenen.

Gør formålet tydeligt fra start

Et firmaarrangement har som regel et formål, også selvom det ikke bliver sagt højt. Det kan være at fejre et resultat, at ryste en ny afdeling sammen eller at sige tak til nogle kunder. Hvis gæsterne ikke ved hvad de er kommet til, bliver stemningen usikker.

Sig det tidligt og sig det kort. Når rammen er sat, ved folk hvordan de skal være til stede, og hvornår det er tid til at holde en tale og hvornår det bare er tid til at snakke. Det lyder banalt, men et arrangement uden en tydelig ramme bliver ofte til en løs sammenkomst hvor ingen tør tage initiativ.

Hvem holder styr på tid og overgange

En stor del af om et firmaarrangement lykkes handler om hvem der styrer taletiden og holder programmet i gang. Uden en fast person til at binde punkterne sammen opstår der huller, hvor gæsterne kigger på hinanden og venter på at nogen tager over. Det er præcis her et arrangement mister fart.

En erfaren konferencier kan holde overblikket over programmet, sætte gang i det næste punkt inden pausen bliver for lang, og skære taffelet til hvis en tale løber løbsk. Det aflaster samtidig værten, der ellers selv skal stå med både gæster, program og ur på samme tid. Skal du bruge en professionel til opgaven, så tag fat i vedkommende i god tid og aftal på forhånd hvor stor en rolle personen skal have.

Overgangene er det sted hvor de fleste arrangementer taber energi, og de er samtidig det letteste at planlægge. Ved du på forhånd hvordan I kommer fra velkomst til middag, og fra middag til det mere løse, undgår du de akavede pauser.

De praktiske ting glipper oftest de samme steder. Hold især øje med disse:

• Taletid der ikke er aftalt på forhånd, så en enkelt tale trækker resten af programmet skævt.
• Overgange mellem punkter hvor ingen har ansvaret for at sige hvad der sker nu.
• Pauser der bliver længere end planlagt, fordi der ikke er sat et klart sluttidspunkt.
• Teknik og lyd der først bliver testet når gæsterne er ankommet.
• Et program kun værten kender, så alt går i stå hvis vedkommende bliver optaget.

Sørg for at gæsterne ved hvad der sker hvornår

Gæster der ved hvad der venter, slapper mere af. De behøver ikke kende hvert minut, men de skal have en fornemmelse af rytmen. Kommer der tre taler under middagen, eller er der lagt op til dans bagefter? Skal man blive siddende, eller må man rejse sig?

Små signaler undervejs gør en stor forskel. En kort besked om at maden er på vej, eller at der er en pause på et kvarter, giver folk lov til at falde til ro i stedet for at sidde og gætte. Usikkerhed om hvad der sker, er en af de mest almindelige grunde til at en gruppe bliver stiv og stille.

Det samme gælder slutningen. Et arrangement der bare siver ud fordi ingen markerede at det var forbi, efterlader ofte en flad fornemmelse. En tydelig afrunding, hvor nogen takker af og siger hvad der sker nu, giver gæsterne lov til at gå med en god følelse i stedet for at liste ud en efter en. Når rammen holder hele vejen fra velkomst til farvel, husker folk et arrangement der hang sammen.